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騰訊企業郵箱教你如何寫一封讓老板夸獎的郵件

年關將至,各種項目工作總結匯報陸續走起,2020年工作計劃及費用預算申請待發狀態,發給老板的郵件可得千千萬萬小心斟酌字眼,忌犯寫郵件的低級錯誤,影響個人在老板面前的職業形象不說,誤傷腰包年終獎的厚度可就欲哭無淚捶胸頓足了。


作為一名合格的職場人士,無論對內工作匯報還是對外進行商務或招聘,應當使用有公司專屬的域名郵箱。試想,甲方爸爸收到供應商發來的合同付款信息郵件使用的是個人免費郵箱時如何感想,首先會質疑這一封是否詐騙郵件,其次質疑合作方的專業靠譜程度,哈后煮熟的鴨子都飛了。


這里有本《寫郵件秘籍》傳授給你,接住!


秘訣一:寫郵件匯報的技巧


先總后分的撰寫,要素:標題、稱呼、背景、目的、希望上級如何處理、摘要、具體內容、附件。


1. 標題引發關注,一句高度的總結概況讓人一目了然;背景和目的是鋪墊,需要簡明扼要;內容比較長時提供摘要。


2. 明確點出希望上級做何處理,例如請批示/請指導/ 請指正/請給予意見。


3. 有問題或風險的、拿不準的、失誤的都要客觀提出,并在客觀事實基礎上提出自己的見解。


4. 如有必要,可將附件內容粘貼在郵件正文,方便領導過目。


5. 邏輯和文字清晰、忌模棱兩可,有理有據,字斟句酌,不犯低級錯誤。

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秘訣二:寫郵件申請的技巧


1. 學好秘訣一,同時寫郵件申請時需客觀、有理有據的把整個申請事項表述清楚。

2. 數據不利的情況,則需哈大化體現“喜”的一面,淡化“憂”的一面,同步出解決方案;注意:不是只報喜不報憂,是強調“喜”的價值可抵消“憂”的損失,用事實證明已經盡全力去降低“憂”的損失。

秘訣三:寫郵件的基礎禮儀

1. 忌漏寫標題,標題簡明扼要重點突出,發送前仔細檢查收件人是否正確,特別是敏感商務合同、法務、財稅數據往來郵件。

(騰訊企業郵箱的“郵件審核“功能,管理員可通過建立審核規劃對工資條、合同、審計報告等敏感信息進行管控,審核人同意通過后方可發送)

2. 郵件正文恰當禮貌的稱呼收件人,注意郵件內容的語氣,同級別、上下匯報,對外商務往來均可多選擇適當禮貌的詞語,例如“請”“知悉““謝謝”等。


3. 字體統一格式清爽,內容較多時,用歸納的方式把事情用“1、2、3”分段闡明,重要字段可通過加粗字體或顏色提醒,忌通篇多處加粗字體標顏色,顯得雜亂無重點。


4. 同一事項的郵件往來,需在原郵件基礎上回復,以便收件人隨時翻閱了解事件的進度,注意使用區分使用“回復“和”回復全部“功能。


5. 如果郵件含有附件,可在郵件正文提醒收件人查收,附件文檔命名清晰,如有多個附件可以壓縮成一個文件,但千萬別忘記添加附件,附件過大時對方的郵箱未必能接收,建議發送后與收件人進行確認。

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(圖:騰訊企業郵箱發信場景,點擊發送時自動彈出提醒框,避免忘記添加附件的尷尬)


6. 商務郵件往來不宜使用二次元網絡名以及(●’’●)之類的表情包或3Q之類網絡火星文,顯得不夠嚴謹專業和重視,郵件發送前仔細檢查標題、稱呼、正文內容是否有誤。


7. 郵件正文尾部添加簽名檔,簽名內容體現姓名、公司、地址和聯系方式 ,讓收件人清晰的知道你的職業信息。

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(圖:騰訊企業郵箱個性電子名片創建界面)

職場有態度

事無大小皆出于心,認真對待每一件小事每一個細節,是對自我的要求是職場素養的體現也是尊重他人的表現,人與人之間專業程度的差距不正是由這一個又一個的小細節拉開的嗎。

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