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日常工作溝通中,被忽略的郵件溝通重要性!好的email如何寫呢?

Email郵件是個神奇的東西,比起訊息,它顯得較正式,因此成為許多人職場上愛用的工具之一,你可能想要與某公司合作或是有事需要公司里別的部門來協助!


Email,是職場人的職場名片,也是和同事、客戶、領導等哈常用的溝通方式之一。你也許會說,email嘛,天天寫,有什么難的?殊不知:很多人明明很努力,卻在職場上止步不前,其實是忽略了通過email進行高效、專業的職場溝通的重要性!那么,到底什么才是好的職場email?



一封好的Email的評判標準


為了達到這個“有效溝通”的目的,就產生了大家口中所說的Email的幾個rules:


節約時間,直奔主題 : 在Email一開始就表明自己寫這封Email的目的

重點明確,邏輯清晰: 讓對方一眼就能看明白你要講的內容。比如分段縮進,或是用Bullet Points列出你的觀點。Action Action Action: 就是讓對方明確地知道你需要他做什么。



7種常見Email錯誤


1. 回覆的信件標題已經不是討論重點


在討論事情時我們常常會直接回復對方信件,所以幾次來往之后,標題可能會變成「Re: Re: Re: Tuesday?」。或許一開始你們想約星期二討論事情,但是之后的內容應該早就與「星期二」無關,所以為了讓彼此一看就明白信件內容,改個標題吧!不然若對方是個大忙人,每天有幾十封email在往來,你那標題不明的信件搞不好就被忽略了。


2. 你的內容沒有明確重點


有時你可能洋洋灑灑打了一堆字,但是仔細一讀卻發現其實沒什么重點,這樣只是浪費彼此時間。你可以試著將你想表達的東西用一句話講出來,若發現不行,可能就要重新整理一下思緒了。盡量在前三句話就點出重點,哈后要收尾時可以再換個方式強調一次,讓對方清楚接收到你的訊息。


3. 忽略開頭的問候語


如果已經是往來很多次的email,人們可能會省略開頭的問候語,但是一句簡單的「XX您好」或「哈啰,第三組的伙伴們」,都可以讓對方覺得比較有溫度,也會更愿意去了解你想傳達的訊息。


4. 想感謝對方卻顯得很空洞


受人幫助或是收到別人送的禮物,難免會想寫封感謝信給對方,但是只寫一句很簡單的「謝謝」又顯得太隨便、沒誠意,所以要感謝別人時,記得寫下他們的實際作為,該是他們的功勞就不要吝于稱贊、感謝,會讓對方覺得受重視,未來你們的關系也可以更緊密。


5. 太多字


你的目標應該是要在有限篇幅內,簡短扼要的說明重點,而不是寫一堆小細節讓人看得眼花撩亂,篇幅太長的email也會讓人沒耐心看完喔,所以你可以遵循以下步驟:


刪掉多余的字,尤其是那些沒意義的形容詞,你不是在寫文章,而是在溝通。將內容分段,每段大概2-3個句子就可以了,才不會顯得內容很多。善用標號,如果是可以列點的東西,就用列點的方式寫出來吧,這樣可以讓對方清楚你想表達的,你也不用為了整體的順暢度加那些冗言贅字。


6.錯別字


如果是英文的內容,文法跟拼字當然很重要,如果句子結構完全不對,讀的人根本就看不懂,還要花時間去猜你想表達的,這樣反而浪費時間。如果是中文內容,錯字也需要注意,所以按送出之前,檢查一次信件內容吧。


7. 只有批評沒有建議


如果有人表現很差,你覺得需要批評他、點出他的錯誤當然可行,但是不要只會批評,你有什么改進的建議,甚至是自身經驗都可以跟對方分享,一封充滿攻擊性的批評沒什么意義,那只會讓彼此關系更差而已。



10個你可以注意的細節(技巧)


1.有力的主題


人們每天在收件箱里會收到大量的電郵。想讓你的郵件脫穎而出,給它起一個吸引收件人眼球的主題就很重要了。主題還要和電郵內容密切相關。如果回復時能換個主題,就會比“回復:”好多了。


2.正確地發送


把郵件發給正確的接收人是很重要的。沒人想在收件箱中看到與自己無關的電子郵件。只有必要的時候才可以使用抄送和密送功能。此外,電子郵件還應該因人而異,這樣更能使別人覺得與自己密切相關。


3.語法準確無誤


在電子郵件中看到錯誤是很使人厭煩的。所以你要在寫完后檢查語法和拼寫。使用錯誤語法只會降低你的公司和你自己在收件人眼中的公信力


4.言簡意賅


人們的注意力是有限的,所以想盡快讀完郵件。因此,盡可能在你的電郵中使用簡單明了的英語。比如,用“buy”而不要用“purchase”。避免陳詞濫調,像是“但并非哈不重要的",還有法律術語像“參考”或者“請于簽字人聯系”。


5.適當的格式


你郵件的所有內容不應該都放在一段,這會使讀者很難理解你的意思。還要避免有很多從句的長句復雜句。有邏輯地組織你的文章,包括要點,標題和用于說明的副標題。


6.適當的措辭


像緊急、重要這類的詞旨在抓住收件人的注意力。如果在不必要的時候使用這些詞,你的郵件對收件人來說就會顯得沒有價值。所以,慎重使用“緊急”,只在真正必要的時候才選取這類詞匯。


8.使用鏈接和附件


有效地使用附件和超鏈接會幫助你以高效的方式傳達信息,還可以使你的郵件引起注意。使用鏈接而不要復制粘貼大段的內容。


9.給出回復的截止日期


如果你的郵件需要回復,那么郵件中應該給回復人明確指出截止時間。這使收件人更容易理解你想讓他做什么。


10.給出明確的行動指令


如果你的郵件要求讀者完成某項行動或任務,那么指令應該清晰明了。不止一次提及,那么讀者就不會漏掉了。


職場,有時候更需要注意細節!

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